前言
目前绝大多数公司运行所依据的企业制度，一般分为三层制度体系：质量手册、程序文件、基础文件。如果很简单地去划分这三层文件所适用的对象，那么就是：质量手册规定企业要做什么、程序文件规定企业内的部门做什么、基础文件规定部门内的人员做什么。由于整个企业制度文件系统较为庞大，在实际运作中，如果需要每一个企业人员要看到文本文件上的要求才能再去做什么，这显然是一件不可思议的事情。
因此，借助PLM管理模式下，很好地将企业庞大的制度系统变成现实的、可操作性的电子流程管理系统。因此在此种情况下，企业制度的制定必须按照PLM管理模式下电子流程的特点做适应性地修改。否则，会造成企业制度说一套，实际运行做一套，在执行力保证上会大大折扣。
同时，很多企业把流程任务考核作为绩效考核的一种方式，但是这种绩效考核所所需的流程，如果没有建立相关的企业制度作为依托，那么考核是否有效也会受到怀疑。
1 主要需改进的差异
原有的本文文件制度，一般在文件中与目前的电子流程制度可能会在以下方面有所差异：
1.1 体现的要素：
原有文本制度：适用范围、引用文件、部门职责、实施细则、考核指标（有的可能没有此项内容）。
电子流程制度：按照事件发生的要素考虑：谁、什么时候、多少时间、怎么做、在哪里等等，类似5W1H（who、what、、which、when、how），此点在项目管理中是非常重要的。
1.2 协作的区域
原有文本制度：文件以质量手册、程序文件为依据，基础制度的编制着眼于部门完成企业总体任务为宗旨，对于某一个部门来讲，存在局部和片面性。
电子流程制度：部门不再孤立地去解决问题，而是需要打通上下游之间的协作关系，上下游交付什么、怎么完成都应该很清楚。
1.3 执行的顺序
原有文本制度：在制度规定时，可能针对的是一个最终结果而不是过程。因此执行顺序的讲述上很多都是并联，也就是说事情大家可以一起同时做，更有时没有交待清楚。
电子流程制度：在制度制定，更加讲究协作关系的窜行、并行，因为这些内容的缺失，流程设置无法进行的。
1.4 执行的人员
原有文本制度：对于某一件事务的完成，更加关心的是岗位而不是具体执行人员；
电子流程制度：对于某一流程的进行，更加关心是具体执行人员是谁，如果岗位有很多人的话，会造成流程流转困难。
2 电子流程制度所要明确的关键内容
电子流程制度需要解决问题和明确的内容，一般有以下几方面内容：
2.1 由于企业的人员，所承担的工作具有多样性，在某一种情况，同一个人员可能兼任不同岗位；同样由于工作的繁重，同一个岗位可能有数位人员同时承担。
2.2 企业的人员与岗位成为了流程的节点承担着，由于企业的事务是随着时间的推移，出现不同的事务，因此就形成了事务1、事务2、事务3、…，这些事务流程制度都是需要明确怎么解决的，特别是要解决，同一个岗位多个事务在一起，可能需要对节点承担的适用性（按时按量保质完成任务）做出评估。
2.3 企业的总体工作是有时限，不可能由于某种原因或者推诿造成事务完成时间，无限制的延期。
因此，电子流程制度需要明确的关键三要素是：事务、人员、时间。而这三个要素如果以下图（图1）表示，我们可以看出形成三维立体的企业总体工作构架，虽然有些文献的模型建立有所不一样，但整个事务完成最终要求还是一样的。图中小方块只代表了企业众多事务中某一事务的一个节点而已，而这个节点是谁在担当，多少时间完成是明确的。
图1 电子流程制度内明确三要素关系图
3 电子流程制度建立的思维拓展
在建立电子流程三要素构架后，就可以清晰地整理出如下的关系：
3.1 对于企业管理者或高层关心的可能是每天、每周、每月、每年任务完成的总体情况，因此只要事务与时间图就可以，这就是甘特图最为基本的表达方式（如图2）。
图2 甘特图的一种表达样式
3.2 部门主管关心的可能是什么时间某一人员做的情况怎么，以便保证任务按时完成，那就是日常所用的工作计划或者计划检查表。
表1 工作计划
3.3 对于岗位或者具体人员关心可能是自己某一事务所需要完成的节点的时间，那就是日常所使用的任务单。
表2 任务单
因此由于所处的岗位及管理的层面不同，上述三要素三维构架在具体操作实施时是二维平面的。
4 电子流程制度的适应性更动
通过上述的分析与模型的建立，已经非常清楚地知道，其实电子流程制度没有从根本上脱离原有文本制度，而只是对原有文本制度需要做适应性的更动，使电子流程制度更加适应PLM模式下的管理需要。因此在电子流程制度的建设与编制上，需要注意以下几点：
4.1 制度的编制，必须体现事务完成所需要完成的各个环节，对于流程涉及部门过多、环节过长，可以分割数个阶段性流程来进行。
4.2 制度的编制，始终以事务进展的要素进行，明确是谁做，多少时间完成。以便使流程的操作者或执行者明了自己完成任务的工作要求和时间要求。
4.3 制度的编制，可以摒弃原有文本制度上一边要求做到怎样，一边在教怎样做的方式。对于怎样做的描述，如实际工作中确实需要，可以编制一些企业工作指引或者指南性质的文件。
4.4 制度的编制，必须要求与流程维护两者之间相互融合协作关系。防止制度编制不适应流程，而造成流程无法运行。
4.5 制度的编制，必须不断从电子流程的实际运转中吸收经验与教训，不断地改进制度，是电子流程符合制度的要求，同时确保电子流程的运行是有公司的制度作为依托的。
5 电子流程制度编制的基本方法
根据上述相关的论述，可以逐步明晰电子流程制度编制的基本方法：
5.1 根据事务的进展绘制出工作流程图，标清工作的节点；
5.2 将流程图中节点、点与点之间的关系进行梳理，明确；
5.3 按照节点分别设置岗位人员：明确该节点是完成任务的人员，任务完成所需的审批环节，以确认任务是否完成；
5.4 按照节点明确岗位人员完成任务所需的证据，如文件、记录单等等，以便各个节点交接时有一个确定的交接手续与记录。
5.5 需要描述清楚各个节点所提交证据的质量要求，不能是提交了就算任务完成，而是把要求在文件中写清楚。
5.6 按照节点需明确岗位人员完成任务所需的时间，以便达成整个事务处理及时性。
根据上述六点，我们可以在编制制度时，先可以整理成一个事务进展流程的清单，如下：
表3 事务进展流程的清单
然后按照上表，将整个事务进展流程转化成文字叙述，就形成没有疏漏的电子流程制度。
6 总结
本文对PLM管理模式下，对原有文本制度与电子流程制度进行差异化分析，同时对事务进展的要素进行分析分类，从而梳理出电子流程制度所要叙述的三个要素，并提出电子流程制度适应性变动及编制基本方法。
免责声明：版权归原作者所有。
内容来源：PLM之神
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